Dobry event firmowy poznaje się często po bardzo prostym sygnale: ludzie nie sprawdzają co chwilę, o której będzie można już wyjść. Zostają, rozmawiają, przemieszczają się między strefami, robią zdjęcia, angażują się w to, co dzieje się wokół. Nie dlatego, że ktoś ich do tego zmusza, ale dlatego, że wydarzenie rzeczywiście daje im coś więcej niż kilka godzin poza biurem.

Właśnie w tym kierunku zmienia się dziś organizacja firmowych spotkań. Coraz mniej liczy się liczba atrakcji wpisanych do harmonogramu, a coraz bardziej to, czy wszystkie elementy tworzą spójne doświadczenie. Miejsce, światło, muzyka, jedzenie, sposób prowadzenia programu i przestrzeń do zwykłej rozmowy zaczynają mieć równie duże znaczenie jak główny punkt wieczoru.

Najpierw ludzie, później atrakcje

Jednym z najczęstszych błędów przy planowaniu eventu jest rozpoczynanie od listy atrakcji. Tymczasem znacznie lepszym punktem wyjścia jest odpowiedź na pytanie, dla kogo właściwie organizowane jest wydarzenie. Inaczej będzie wyglądał event dla trzydziestoosobowego zespołu technologicznego, inaczej dla kilkuset pracowników zakładu produkcyjnego, a jeszcze inaczej spotkanie przygotowane dla klientów i partnerów biznesowych. Znaczenie ma wiek uczestników, charakter ich pracy, wielkość grupy, relacje między ludźmi, a nawet to, czy pracownicy widują się codziennie, czy większość zespołu pracuje zdalnie. To, co w jednej firmie będzie świetną integracją, w innej może zostać odebrane jako obowiązkowy punkt programu, który trzeba po prostu przeczekać.

Nie wszyscy muszą robić to samo

Coraz wyraźniej widać odejście od modelu, w którym całe wydarzenie podporządkowane jest jednemu scenariuszowi. Nie każdy chce tańczyć, nie każdy lubi konkursy, nie każdy ma ochotę uczestniczyć w zabawach integracyjnych prowadzonych ze sceny. Część osób chce po prostu usiąść, porozmawiać i spędzić czas z ludźmi, z którymi na co dzień kontaktuje się wyłącznie przez komunikator. Dlatego coraz lepiej sprawdzają się wydarzenia podzielone na różne strefy. W jednej może odbywać się koncert lub DJ set, w innej warsztaty, jeszcze gdzie indziej aktywność sportowa, gaming, spokojna przestrzeń do rozmowy albo strefa gastronomiczna. Uczestnik sam decyduje, jak chce spędzić wieczór. Paradoksalnie właśnie wtedy często angażuje się bardziej, bo niczego nie musi.

Dobry event potrzebuje własnego charakteru

Coraz większe znaczenie ma również motyw przewodni wydarzenia. Nie chodzi jednak o to, żeby każdy event zamieniać w przebieraną imprezę. Dobry koncept może być znacznie subtelniejszy i pojawiać się w scenografii, menu, muzyce, zaproszeniach, materiałach wizualnych czy nazwach poszczególnych stref. Dzięki temu wydarzenie przestaje być zbiorem przypadkowych elementów. Zaczyna mieć własny rytm i charakter. To szczególnie ważne wtedy, kiedy firma organizuje eventy regularnie i chce uniknąć wrażenia, że każdy kolejny wygląda niemal identycznie.

Miejsce może zrobić połowę pracy

Hotelowa sala nadal może być dobrym wyborem, ale firmy coraz częściej szukają przestrzeni, która sama buduje atmosferę. Hala industrialna, ogród, dach budynku, teren nad wodą czy mniej oczywista przestrzeń miejska potrafią stworzyć klimat bez konieczności inwestowania ogromnych środków w dekoracje. W praktyce dobrze dobrane miejsce może stać się jedną z największych atrakcji wydarzenia. Szczególnie wtedy, kiedy jest zaskakujące, fotogeniczne i daje możliwość podzielenia eventu na kilka różnych stref.

Event ma dobrze wyglądać, ale nie tylko na zdjęciach

Przy projektowaniu współczesnych wydarzeń trudno całkowicie pominąć media społecznościowe. Uczestnicy robią zdjęcia, nagrywają krótkie filmy i dzielą się nimi jeszcze w trakcie wydarzenia. Nie oznacza to jednak, że cały event powinien być projektowany wyłącznie pod Instagram czy TikToka. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest stworzenie kilku charakterystycznych punktów, które naturalnie zachęcają do fotografowania. Może to być ciekawa scenografia, instalacja, nietypowe światło albo miejsce, które po prostu dobrze wygląda w obiektywie. Jeśli uczestnicy sami chcą wyciągać telefony, efekt promocyjny pojawia się bez konieczności sztucznego wymuszania aktywności.

Jedzenie też może być atrakcją

Zmienia się również podejście do gastronomii. Klasyczny bufet nadal ma swoje miejsce, ale coraz częściej jedzenie staje się pełnoprawnym elementem programu. Live cooking, food trucki, lokalni producenci, stacje tematyczne czy możliwość samodzielnego komponowania dań potrafią stworzyć dodatkowe doświadczenie. Podobnie jak w przypadku atrakcji, również tutaj znaczenie ma wybór. Im bardziej zróżnicowana grupa uczestników, tym większa potrzeba elastyczności. Dotyczy to zarówno preferencji smakowych, jak i diet czy sposobu spędzania czasu podczas wydarzenia.

Dobre wydarzenie to suma wielu małych decyzji

Właśnie dlatego organizacja eventu coraz rzadziej sprowadza się do zamówienia kilku usług od różnych podwykonawców. Najlepszy efekt pojawia się wtedy, kiedy wszystkie elementy tworzą jedną całość. W Amer Event podejście do organizacji wydarzeń opiera się właśnie na takim myśleniu. Nie chodzi wyłącznie o scenę, nagłośnienie, catering czy atrakcje, ale o połączenie ich w spójny koncept. Dla uczestnika techniczne zaplecze powinno pozostać niemal niewidoczne. Ma zobaczyć efekt. Jeżeli światło, muzyka, przestrzeń, program i gastronomia współgrają ze sobą, wydarzenie po prostu wydaje się naturalne, nawet jeśli za kulisami wymagało bardzo precyzyjnego planowania.

Technologia nie może być celem samym w sobie

Aplikacje eventowe, rozwiązania wykorzystujące AI, interaktywne instalacje czy multimedia potrafią wzbogacić wydarzenie, ale tylko wtedy, kiedy rzeczywiście coś wnoszą. Sama obecność nowoczesnej technologii nie jest już atrakcją. Uczestnicy mają z nią kontakt każdego dnia. Technologia powinna coś ułatwiać, zwiększać zaangażowanie albo tworzyć konkretny efekt. W przeciwnym razie szybko staje się kolejnym gadżetem, o którym po kilku minutach nikt nie pamięta.

Coraz ważniejsza staje się zwykła rozmowa

Paradoksalnie jednym z najmocniejszych trendów w organizacji eventów staje się coś bardzo prostego. Możliwość spokojnej rozmowy. Firmowe wydarzenie jest często jedną z niewielu okazji, kiedy pracownicy z różnych działów, lokalizacji czy poziomów organizacji mogą spotkać się poza codziennym służbowym kontekstem. Dobrze zaprojektowana przestrzeń nie powinna więc przez cały czas atakować uczestników kolejnymi atrakcjami. Potrzebne są także miejsca, w których można usiąść, porozmawiać i zwyczajnie pobyć razem. To właśnie tam często dzieje się prawdziwa integracja.

Najważniejsze pytanie pojawia się następnego dnia

O jakości eventu nie zawsze świadczy liczba atrakcji ani wysokość budżetu. Najlepszym testem jest to, co uczestnicy powiedzą dzień później. Jeśli zapamiętają wyłącznie DJ-a i dobre jedzenie, wydarzenie prawdopodobnie spełniło podstawowe zadanie. Jeżeli jednak będą mówić, że było inaczej niż zwykle, że coś ich zaskoczyło albo że naprawdę dobrze spędzili czas, organizator osiągnął znacznie więcej. Modny event firmowy nie musi być najbardziej spektakularny, najdroższy ani najbardziej technologiczny. Powinien być dobrze pomyślany, dopasowany do ludzi i spójny od pierwszego zaproszenia do ostatniego punktu programu. I właśnie to coraz częściej robi dziś największe wrażenie.

fot. Amer Event